询价可以说是采购人员一个基础而又必不可少的工作，但是如何做好一份询价单，既能清晰表明自己的需求，又能让供应商一目了然，快速提出有效的报价，特别是在采购新产品时，并不是一件容易的事，对于一个新手采购来说，更是一个令人痛苦的过程。

　　一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分：

　　1、产品的”品名”与“料号”

　　询价项目的“品名”以及“料号”是在询价单上所应必备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产品，这即是所谓的“品名”以及其所代表的“料号”，这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。

　　2、产品的“数量”

　　通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。除此之外，采购数量还可以让供应商了解需求量及采购的形态，并让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。

　　3、产品的“规格书”

　　规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最“新版本”的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，如果原始工程图面为英文之外的语言如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语(Bilingual)形式呈现以利于沟通。

　　4、产品的“品质”

　　表明产品品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式来进行。

　　5、产品的”包装“

　　包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及纸板等包装材料。如果没有另外提出特殊的包装要求，供应商都会以其标准的包装方式来进行估价。有时也不会在报价单上详细注明其标准的包装方式，此时采购如果不去察觉，日后再追加包装要求，不仅时间被拖延，对于比价的作业也会造成不利的影响。

　　6、产品的“报价基础”

　　“报价基础”通常包括报价的“币值”与“贸易条件”，国内买卖比较单纯，通常都以人民币（RMB）交易，贸易条件不是以“出厂价”就是以“到厂价（运费是否内含则另议）”来计算。国际贸易就比较复杂，报价币值方面供应商多半以美元（USD）为计价基础。

　　7、产品的“付款条件”

　　有关付款条件，虽然买卖双方都有各自的公司政策，买方希望付款时间愈晚愈好。相反，卖方当然是认为愈早愈好。

　　另外，对于付款条件尚需要明确注明其时间计算的“付款起算日”，在国际贸易中通常国内供应商一般是以出货日(Shipping Date)、**日(In voice Date)或装船日(OnBoardDate)来起算付款到期的时间。

　　8、产品的“交期”

　　交期的要求包括买方对采购产品需要的时间，以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依买方的要求来配合，不过交期的长短关系跟着采购产品的价格，买方应视实际需要来提出要求，而非一味的追求“及时供货(Just in Time,JIT)”。

　　9、产品的“交货方式”

　　国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主，国际采购中的运送地点与交货方式则决定了价格的计算。如果要求卖方来以CIF报价，无论海运或空运，运输费与保险费当然由卖方来负担。随运送距离的远近会有不同的计费方式，除非买方指定空运，供应商通常以海运为基础报价，因为海运是最经济的一种交货方式。

　　10、产品的“售后服务”

　　购买产品时，供应商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。如果此时有特殊的要求，例如要求延长保证期限，或改变售后服务的内容等等，因其牵涉到采购“总持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)”。

　　11、产品的”报价到期日“

　　为了方便采购比价作业的时程，报价的到期日应该让供应商有所了解，对于较复杂的产品，应该给予供应商足够的时间来进行估价。

　　12、产品的”保密协议“

　　在一些新产品开发的询价上，由于牵涉到业务机密的缘故，在对外询价时为了不让竞争对手知道而错失商机，会进一步让供应商签署一份“保密协定(Non Disclosure Agreement, NDA)”的文件，要求供应商在规范的年限内不能将新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、蓝图等等资料向任何外界透露。