01 会议记录

　　02 会议总结

　　03 会议文件

　　在会议召开过程中，综合部需指派专人将会议的组织情况和具体内容记录下来，形成会议记录。为真实反映会议的内容和进程，为日后工作开展提供客观依据，企业的一般会议都要有会议记录。

　　1．会议记录方法

　　会议记录一般有两种方法：一种是摘要记录，一种是详细记录。详情如下。

　　会议记录方法

　　无论是摘要记录还是详细记录，均应在记录过程中，着重做好以下内容的记录。

　　① 会议开始前的定调性言论。

　　② 围绕会议中心议题展开的活动情况。

　　③ 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。

　　④ 企业主要领导、权威人士、主要代表的言论。

　　⑤ 对会议产生较大影响的其他言论或活动。

　　⑥ 会议通过的决定、决议。

　　⑦ 会议悬而未决的事项。

　　⑧ 会议结束前的总结性言论。

　　2．会议记录要求

　　记录人员在开会前要提前到达会场，并选择可能靠近主持人、发言人或扩音设备等位置，以便于聆听会议内容，做好会议记录。

　　（1）会议记录内容要求

　　一份完整的会议记录至少应符合以下内容要求，如下。

　　准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质 详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名；如是全体员工大会，则只需记录总人数、重要领导即可 忠实记录会议上的发言和有关动态，会议发言的内容是记录的重点；发言中的插话、掌声、临时中断、以及其他重要会议动态也应予以记录 记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况（2）会议记录规范要求

　　对于企业而言，一份合格的会议记录除符合以上内容要求外，还必须满足以下规范要求，如下。

　　记录内容要忠实于原意，不得添加记录人的观点、主张，不得断章取义；尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入 无论是详细记录还是摘要记录，会议要点的记录都应详细、准确 会议记录的书写要清楚规范，记录的内容条理清晰、重点突出 符合会议记录的格式要求4．会议记录写作

　　会议记录包括会议组织情况、会议内容两部分。其中，会议组织情况要求写明：会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等信息；会议内容需写明发言、决议、问题。下表提供一份××公司会议记录表，供读者参考。

　　××公司会议记录表

　　会议结束后，综合部应对整个会议的组织与服务工作进行全面总结，以积累经验，找出不足，以便为今后做好同类会议的组织与服务工作提供借鉴。

　　1．会议总结形式

　　会议的类型不同，会议总结的形式也有所差异。详情如下所示。

　　（1）小型会议总结

　　对于小型会议而言，主持人将参会人员的众多意见加以集中、归纳、概括、总结，最后形成结论性意见，就是此次会议总结。

　　（2）大中型会议总结

　　对于大中型会议而言，一般都需要专门的会议总结。会议总结通常以召开总结会的形式进行，必要时还需要提交书面的会议总结报告，并交相关领导审阅。大中型会议总结至少应包含下图所示。

　　对会议组织和服务中存在的问题进行总结、分析 对会议的组织和服务过程进行回顾 对会议组织与服务过程中有关部门和人员进行表彰和奖励 对于会议组织和服务情况进行客观评价 对会议组织与服务过程中的纰漏与差错进行总结与检查2．会议总结要求

　　综合部要做好会议总结，至少要符合以下三项要求。

　　第一，要尊重客观事实，严禁随意编造事实，欺上瞒下，或者走过场。

　　第二，要客观总结、分析会议召开情况，提炼出纪律性的理论认识。

　　第三，要抓住重点，找出最具指导意义的内容，如：会议组织和服务工作中最容易犯的错误。

　　在会议管理工作中，会涉及开幕词、闭幕词、会议通知、会议总结、会议纪要等文件，具体的撰写要求和操作范例如下所示。

　　1．会议开幕词

　　（1）内容结构

　　开幕词是大中型会议由主要领导在会议召开时使用的会务文书，它具有对会议的提示性和指导性的重要作用。开幕词的内容常常对会议中需要探讨的问题进行概括性的提示，使与会者能够对会议的议题和方向有所准备，从而达到会议良好的效果。开幕词一般字数较少，但内容丰富，其结构较为独特，具体内容结构如下。

　　标题

　　一种是直接写“开幕词”；另一种是在“开幕词”前加上会议的名称；还有一种是将“会议开幕词”作为副标题，在前面加一个能够反映会议宗旨的题目作为主标题

　　时间

　　写在标题下方，并加上括号，表示发言人致开幕词的时间

　　称谓

　　对参会人员的称呼，一般根据会议的性质及参会人员的身份确定称谓，如“各位领导、各位来宾”

　　正文

　　具体阐述会议目的、任务，会议的指导思想，会议的主题，会议的开法等内容

　　结尾

　　可对参会人员提出开好会议的要求，对完成会议任务提出希望

　　（2）范例展示

　　下表提供××公司年终总结表彰大会开幕式上的开幕词，供读者参考。

　　××公司20 年度总结表彰大会上的开幕词

　　（ 年 月 日）

　　尊敬的各位领导，各位来宾，亲爱的同事们：

　　大家好！

　　今天，窗外阳光明媚，室内暖意融融！在新春佳节即将到来之际，我们在这里欢聚一堂，召开20 年度公司总结表彰大会，主要目的是为了总结一年来的工作，总结经验，吸取教训，共商公司未来发展大计，并对为公司各项工作的发展做出贡献的部门、员工进行表彰和奖励。

　　首先我代表××公司对××单位对本次会议的大力支持表示感谢！对来自××单位的各位来宾表示热烈的欢迎。

　　为保证会议的有序进行，在会议正式开始之前，我提几条要求：

　　1．请所有与会人员暂时关闭手机，不要接打电话；

　　2．不要在会场内、外来回走动，大声喧哗，或与人交头接耳；

　　3．不要随地吐痰，乱扔废弃物，不要抽烟；

　　4．会议结束以后，先欢送领导和来宾退场，然后依次序退场。

　　最后，预祝“××公司20 年年终总结表彰大会”圆满成功！

　　谢谢大家！

　　2．会议闭幕词

　　（1）内容结构

　　闭幕词是大中型会议在结束时由主要与会领导向会议做的总结性文书，它与开幕词相对应，是整个会议的结束语。闭幕词的内容一般是对会议的进程、步骤和取得成果进行概括，对会议召开的效果与作用进行评价，并对与会者提出期望和鼓励，从而有利于贯彻会议的主题精神及重要内容。闭幕词的具体内容结构如下。

　　标题

　　一种是直接写“闭幕词”；另一种是在“闭幕词”前加上会议的名称；还有一种是将“会议闭幕词”作为副标题，在前面加一个能够反映会议宗旨的题目作为主标题

　　时间

　　写在标题下方，并加上括号，表示发言人致闭幕词的时间

　　称谓

　　对参会人员的称呼，一般根据会议的性质及参会人员的身份确定称谓，如“各位领导、各位来宾”

　　正文

　　具体阐述会议结束语、回顾会议步骤、评价会议成果，最后提出期望和号召

　　结尾

　　对参会人员表示感谢，并提出祝福

　　（2）范例展示

　　下表提供××公司年终总结表彰大会开幕式上的闭幕词，供读者参考。

　　××公司20 年度总结表彰大会上的闭幕词

　　（ 年 月 日）

　　尊敬的各位领导，各位来宾，亲爱的同事们：

　　今天的表彰大家开得很圆满，也很成功，王经理的总结报告，既对公司一年来的发展进行了全面、客观、公正的总结，也提出了公司第三个五年计划的发展思路，描绘了公司美好的未来。高董事长的讲话站得高、看得远，使我们每一个人都能感受到公司的前景光明，更加坚定了我们每个人的信心，是一个振奋人心、催人奋进的大会！

　　会后，我们要深入学习、领会这次会议的精神，在××公司领导班子的带领下，继续坚持“诚信做人，踏实干事”的经营理念，和“对社会负责，让员工富裕”的发展方针，团结一心，共同努力、务实开拓，不断创新，共同为力大公司的美好未来贡献我们的力量和智慧！

　　20 年总结暨表彰大会到此结束。

　　再次感谢各位领导、各位来宾的光临，祝所有的同事们工作顺利！

　　谢谢大家！

　　3．会议通知

　　（1）内容结构

　　会议通知是会议组织管理部门向参会单位、参会人员传达即将召开会议的基本情况，而使用的文书。一般情况下，会议通知的内容结构如下。

　　标题

　　既可以写“发文部门+事由+文种”（如××部关于××的通知），也可以省略这种形式，直接写“通知”两个字

　　称呼

　　收文大内或个人的名称

　　正文

　　◆ 拟召开会议的基本情况

　　◆ 对通知内容的下一步安排或进行执行方面的指导性语言

　　正文

　　通知发文单位的名称和发文时间

　　（2）范例展示

　　下表提供了一份××公司的开会通知单，供读者学习和参考。

　　开会通知

　　一、会议主旨：关于××产品后期维修讨论会议。

　　二、会议地点：公司一楼会议室。

　　三、会议时间：20 年 月 日 午 时 分。

　　四、主持人：王××。

　　五、参会人员：王××（设备管理部经理）、唐××（维修部组长）、杨××（客服部经理）、赵××（财务部经理）、陶××（综合部经理）。

　　六、会议主旨：

　　1．已维修设备的使用状况。

　　2．如何控制维修成本。

　　3．如何安排后期的维修工作。

　　七、会议要求：请参会人员安排好工作，准时参加会议！

　　联系人：贾×× 联系电话：1234567

　　综合部

　　20个月

　　4．会议纪要

　　（1）内容结构

　　会议纪要是记录和传达会议的情况、议定的事项、达成的协议和明确的安排等，并要求相关部门和个人了解和执行的会务文书。会议纪要撰写时应尽力运用阐述性文字和具有较强说服力的语言，不可发表空论使会议成果无法用于实际工作的具体实践过程。会议纪要的内容结构如

　　标题

　　包括会议名称、主持单位、会议性质等，或会议名称加上文中的形式

　　基本信息

　　包括时间、地点、与会人员、列席人员等，有时也只标明时间

　　正文

　　◆ 起始：具体介绍会议基本情况、议题、议程等

　　◆ 主题：围绕会议主题，阐述会议过程

　　◆ 结尾：总结会议结论和决议，明确工作方向并号召等

　　（2）范例展示

　　下表提供××公司客户座谈会的会议纪要，供读者参考。

　　××公司客户座谈会会议纪要

　　（ 年 月 日）

　　为了解客户的真实需求，提高客户服务系统质量，交流经验，分析并制定改善措施，利用客户资源达到提高客户服务水平的目标。20 年 月 日，公司客户服务部张经理主持召开客户座谈会，参加会议的有孙××、梁××等28位忠实客户，以及公司总经理赵××，公司软件开发部、市场开发部、生产部、品质管理部、销售部等相关部门负责人，共计50人。

　　客户服务部经理张经理在会议上做了题为《创新思路，开拓新市场》的工作报告，介绍了客户服务工作的近况和近期的工作成果，并邀请与会的28名客户参观了公司新建立的客户服务系统，并对系统的开发、使用等内容展开了热烈的讨论。

　　在会议过程中，客户发言踊跃，提出了大量改进建议和意见，对提高客户服务系统的质量起到了重要作用。经过近2个小时的讨论，公司总经理赵××为座谈会做了总结发言。

　　与会人员一致认为客户服务系统的建立对企业的客户服务水平发展起到关键性作用，但目前的客户服务系统较为初级，应深入挖掘内在作用，以达到系统的完善和稳定。

　　本次座谈会上，总经理赵××明确要求落实以下措施。

　　（具体措施略）

　　5．会议总结

　　（1）内容结构

　　会议总结的结构一般包括标题、正文和落款三个部分。落款即署名和署时，可以写在标题之下，也可以写在文尾。详情如下。

　　标题

　　◆ 综合性总结一般采用“总结单位+总结时限+文种”的形式

　　◆ 专题性总结较为灵活，可以直接采用内容的概括形式，省略总结单位和总结时限

　　◆ 为使重点突出，也可以采用正副标题的写法，正标题用来揭示总结的主题，副标题用来指明总结的内容、单位、时间等

　　正文

　　◆ 前言：概括地交代总结的基本内容（如：会议内容、时间、地点、背景、事件经过等），也可将经验、教训简短概括出来

　　◆ 主体：包括会议取得成绩与经验

　　◆ 结尾：可以是总结性话语、可以是前景展望，也可以省略此部分内容

　　落款

　　总结的落款要写明总结的单位名称以及成文年月日。如果在标题中已标明了总结的单位名称，落款中这一部分便可以省略。

　　（2）范例展示

　　下表提供××公司秋季销售会议总结，供读者参考。

　　××公司秋季销售会议总结

　　会议时间：20 年 月 日

　　会议地点：××省××市××中路 号

　　会议主题：20 年第三季度销售情况汇报与分析

　　参会人员：集团高层领导，分公司、办事处相关工作人员

　　会议回顾：

　　20 年 月 日上午9：00～10：00，公司营销总监陆××就第三季度的销售情况进行总结与分析，让各销售人员能从全局认识到公司目前的销售趋势及个人对公司的贡献率。上午10：30～12:00，分公司、办事处人员展开对各自市场的综述及分析，其中出现汇报内容特别突出的销售人员包括：××分公司张经理、××办陈经理等。

　　20 年 月 日上午14：00～16：00，参会人员对销售工作中面临的问题进行讨论，以增强了同事之间的了解，并把问题从不同层面不同角度反应出来并作分析及解决。20 年 月 日上午16：30～18：00，开展对新产品的培训。

　　成绩与经验：

　　我们的会议时间虽然短暂，但内容非常务实，参会人员了解了第三季度产品销售情况，寻求各自问题的解决办法；更对公司新产品有了充分的认识，为新产品推广提供了基础。希望我们的销售团队在下一季度再创辉煌。