摘要：针对档案采集过程中档案采集人员技术不熟练、工作不专业等问题，在对档案采集的认识和人员应具备的素质等方面展开分析，论述档案采集的信息源、整理的时效性、信息采集的交接与保管、采集人员应具备的能力 　　

　　

　　关键词：文件收集问题建议 　　

　　

　　图中分类编号： G271文献识别代码： a文章编号： 1003-9082(2015 ) 06-0031-02 　　

　　

　　随着档案收集信息化时代的到来，从纸质手工收集到当今的信息化技术都得到了广泛的应用，目前档案管理也同样面临着电子邮件、电子报告、电子图表等。 档案资料的收集工作开始由纸质媒体的手工收集、整理向电子信息化方式转变，做好档案资料的收集工作成为档案管理的重要工作之一。 　　

　　

　　一、充分认识档案收集工作的重要意义 　　

　　

　　各市县档案收集是指接收和征集档案。 档案收集工作是按照规定，通过定期接收制度和专业征集方法，将各机关、部门、个人手中和社会上分散的档案，集中到机关档案室进行科学管理的工作环节。 　　

　　

　　档案的收集与管理，重点环节和体现，聚焦收集关，不严，搞不好，会降低生产利用价值。 可见，档案收集是档案管理工作的重要组成部分，是档案管理工作的基础。 档案管理流程从收集、鉴定、整理、审核、归档、验收，到后期利用。 其中，收集是根源，是档案管理工作的基础，档案数据收集质量的好坏、数量的多少直接影响档案信息资源的利用。 　　

　　

　　二.档案数据收集存在问题 　　

　　

　　1 .一人兼多职，档案管理员非专职 　　

　　

　　为了减少资金支出，也为了把工作做全面，许多公司实行一人多职，缺乏专职档案人员。 因此，档案工作人员可以兼做其他工作，也可以兼做档案管理工作，他们除了收发文件、图文综合、信息宣传外，还要负责档案管理工作，投入档案管理工作，范围不明确 　　

　　

　　2 .档案管理员工作能力有限，不利于电子档案的收集和管理 　　

　　

　　目前的档案管理员大多年事已高，不熟悉计算机应用，不擅长使用电子文件，在收集和管理上存在一些滞后。 一些档案工作人员对档案工作不重视、不细心，造成资料散失、不完整、错乱等现象。 很多单位文档文件有很大的漏洞。 　　

　　

　　3 .档案的收集没有统一的要求，而是自成一体 　　

　　

　　由于事业单位没有统一管理文件的收集工作，也没有提出固定的要求。 随着时代的发展，文书从数量到形式的变迁，原有制度条款不加删，已不适合现代文书工作，因此，统一百花齐放是现代文书资料存在的现状。 　　

　　

　　三.加强档案收集的对策和建议 　　

　　

　　1 .关注信息源，做好甄别工作 　　

　　

　　征集各机关、各部门、个人和散居国外有价值的各种历史档案和有关资料，是档案部门收集工作不可缺少的补充手段，分为非强制性和强制性两种。 一般通过协商，复制、交换、捐赠、有偿转让等方式将档案归集到档案部门。 　　

　　

　　对收集到的信息要“去粗存真”，严选，不得删除有价值的信息，不得将杂乱的信息干扰正常档案信息的判断和管理。 　　

　　

　　2 .充分利用电子技术及时收集，做好信息“保鲜”，发挥时效性 　　

　　

　　将传统的纸质媒体文件转录到电子文件中，必须在保证原始资料真实性、完整性、有效性的同时，充分利用电子文件保存陟览的优势，实现文件的存储复用，发挥文件的时效性、资源性。 　　

　　

　　对于二级文献档案，要充分发挥电子信息采集工作的效果，减轻手工采集工作误差大、采集时间长的缺点。 为了缩短信息加工的时间，提高文件信息的时效性，适应现代办公自动化、无纸化等工作的现状，文件的采集工作也面临着变化，需要一个精细化的过程。 　　

　　

　　3 .信息收集、合理归档 　　

　　

　　各项管理工作完整、准确、可靠、齐全的档案信息资源充分发挥档案的作用，体现了档案收集工作的重要性。 加强管理，有序分类。 按类别、使用年限、顺序对文件进行组织、归档、存储，理所当然涉及到如何采集、如何采集的细节问题。 　　

　　

　　目前，各市县档案部门正从纸质档案向电子档案时代转变，双重档案的交叉是资料收集的关键。 传统模式下重要资料必须纸质档案保存，隐私级别、保管年限不同。 当从这些传统习惯转向当今纸质媒体与电子收集形式的兼容性时，收集量增大，工作量增大。 　　

　　

　　3.1常规文件，按时收集、整理、归档； 　　

　　

　　3.2专项资料的收集和保管不定期采集、整理、归档； 　　

　　

　　3.3临时重点资料档案，有针对性地采集和整理，充分发挥重要资料的时效性。 　　

　　

　　档案的收集要通过纸质与电子化收集相结合，充分发挥档案信息的真实性、时效性、价值性。 　　

　　

　　4 .做好采集信息的交接和保管工作 　　

　　

　　定期将事业单位案件报送档案管理部门收集、保管，保持原全宗完整和相关全宗联系，进行纸质媒体立卷，搞好电子公文储备。 电子文件的整理、保管过程中需要注意以下几点。 　　

　　

　　4.1保持存储介质的防磁、防潮。 　　

　　

　　4.2整理、输入电脑安全信息，做好上机杀毒工作； 　　

　　

　　4.3防止文件病毒侵害，防止资料篡改、损坏； 　　

　　

　　4.4防止电子文件信息泄露，做好保密工作。 　　

　　

　　5 .做好档案信息采集人员素质、能力、责任感的培养 　　

　　

　　实现档案信息电子化首先要有现代化的人，档案收集人员要有较高的知识水平和先进技术水平，不能只满足于一般的计算机操作。 目前许多档案部门缺乏现代高科技人才，其中档案、信息处理复合型人才更是短缺，大多数档案信息采集人员现代技术水平较低，对电子文件的管理也知之甚少。 尽管引入了现代化设备，但如果不能充分发挥作用，就不能说是档案信息的电子化。 档案收集和保管需要责任心强、素质高、熟悉档案收集技术、理论知识、专业知识、实践工作经验。 　　

　　

　　四.结束语 　　

　　

　　档案收集工作的任务艰巨而光荣，这是一项重要的基础工作。 档案收集人员应当时刻警惕，防止档案资料失真，确保档案资料的真实性、有效性，为档案利用提供物质基础。 做好档案收集工作，做好现代工作，功在千秋。 认真、出色、顽强地完成平凡的工作，是伟大的工程。